Trường hợp nào cần báo tăng BHXH?

I. Các đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc

Căn cứ theo Điều 2 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026 thì đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc xã hội gồm 3 nhóm đối tượng chính. 

1. Người lao động là công dân Việt Nam

a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;

b) Cán bộ, công chức, viên chức;

c) Công nhân và viên chức quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;

d) Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;

đ) Hạ sĩ quan, binh sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ nghĩa vụ công an nhân dân; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;

e) Dân quân thường trực;

g) Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác;

h) Vợ hoặc chồng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước được cử đi công tác nhiệm kỳ cùng thành viên cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được hưởng chế độ sinh hoạt phí;

i) Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã có hưởng tiền lương;

k) Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố;

l) Đối tượng quy định tại điểm a khoản này làm việc không trọn thời gian, có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất;

m) Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh tham gia theo quy định của Chính phủ;

n) Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương.

2. Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam, trừ các trường hợp sau đây:

a) Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

b) Tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 2 Điều 169 của Bộ luật Lao động;

c) Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm tham gia BHXH bắt buộc

Người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:

a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập;

b) Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu;

c) Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam;

d) Doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

II. Các trường hợp phải báo tăng BHXH 

1. Báo tăng mới người thuộc diện BHXH bắt buộc

Theo khoản 1 Điều 28 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc của người lao động cho cơ quan BHXH trong thời hạn luật định kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Do đó, để xác định một trường hợp có phải báo tăng hay không, vấn đề cốt lõi là xác định thời điểm người đó bắt đầu thuộc một trong các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo Điều 2 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026.

Trong thực tế có thể phát sinh hai tình huống:

Thứ nhất, người bắt đầu tham gia BHXH và chưa có mã số BHXH. Khi người này bắt đầu thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, đơn vị thực hiện đăng ký tham gia BHXH và kê khai các thông tin cần thiết để cơ quan BHXH quản lý người tham gia.

Thứ hai, người đã có mã số BHXH do đã từng tham gia BHXH trước đó nhưng bắt đầu làm việc và thuộc diện BHXH bắt buộc tại đơn vị mới. Việc người lao động đã có mã số BHXH không làm mất nghĩa vụ đăng ký tham gia của đơn vị mới. Đơn vị thực hiện báo tăng theo mã số BHXH đã được cấp, thay vì coi đây là một người tham gia hoàn toàn mới.

2. Báo tăng lại sau thời gian ngừng đóng

Trường hợp này phát sinh khi người lao động đã được đăng ký tham gia BHXH tại đơn vị, sau đó có khoảng thời gian không phải đóng BHXH theo quy định và khi căn cứ không đóng chấm dứt, người lao động tiếp tục thuộc diện đóng BHXH bắt buộc.

Khác với trường hợp tại Mục 1, đây không phải là người mới bắt đầu tham gia BHXH tại đơn vị, mà là khôi phục việc đóng BHXH sau một thời gian gián đoạn.

Một trường hợp thường gặp là người lao động nghỉ việc không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. Theo khoản 5 Điều 33 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026, người lao động thuộc các nhóm luật định mà không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH tháng đó, trừ trường hợp người lao động và người sử dụng lao động có thỏa thuận về việc đóng BHXH cho tháng này với căn cứ đóng theo quy định. Quy định này cũng được hướng dẫn tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Khi người lao động kết thúc thời gian nghỉ không hưởng lương và trở lại làm việc, nếu tiếp tục đáp ứng điều kiện thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì đơn vị phải tiếp tục đóng BHXH cho người lao động. Nếu trước đó đơn vị đã thực hiện báo giảm/ngừng đóng thì phải thực hiện báo tăng lại để tiếp tục quá trình đóng.

Cần lưu ý không phải mọi trường hợp có một khoảng thời gian “không đóng” đều được xử lý giống nhau. Chẳng hạn, trường hợp doanh nghiệp được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất do gặp khó khăn theo Điều 37 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026 và Điều 10 Nghị định 158/2025/NĐ-CP có cơ chế riêng: hết thời hạn tạm dừng, người sử dụng lao động và người lao động tiếp tục đóng và phải đóng bù thời gian tạm dừng. Vì vậy không nên đồng nhất trường hợp này với nghiệp vụ báo giảm rồi báo tăng lại của một người lao động.

3. Báo tăng chậm, báo tăng cho thời gian trước

Trường hợp này phát sinh khi người lao động đã thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc từ một thời điểm trước đó nhưng đơn vị không thực hiện đăng ký tham gia BHXH đúng thời hạn, đến thời điểm sau mới thực hiện báo tăng.

Theo khoản 1 Điều 28 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026, người sử dụng lao động phải kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Do đó, cần phân biệt hai thời điểm:

Thời điểm phát sinh nghĩa vụ tham gia BHXH là thời điểm người lao động bắt đầu thuộc đối tượng BHXH bắt buộc.
Thời điểm thực tế thực hiện báo tăng là thời điểm đơn vị kê khai, nộp hồ sơ với cơ quan BHXH.

Nếu thời điểm thực tế báo tăng muộn hơn thời hạn luật định thì đây là trường hợp đăng ký tham gia BHXH không đúng thời hạn; tùy nguyên nhân và khoảng thời gian chưa đóng còn phải xem xét quy định về chậm đóng, truy đóng và trách nhiệm của người sử dụng lao động.

III. Các trường hợp điều chỉnh tăng mức đóng BHXH

1. Điều chỉnh tăng tiền lương làm căn cứ đóng

Trường hợp này phát sinh khi người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại đơn vị, nhưng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động được điều chỉnh tăng. Khi đó, đơn vị không thực hiện báo tăng người lao động mới mà thực hiện điều chỉnh mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026, đối với người lao động thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định chi tiết các thành phần của tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, trong đó xác định cụ thể mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác thuộc căn cứ đóng.

Do đó, khi doanh nghiệp và người lao động có sự thay đổi làm tăng tiền lương tháng thuộc căn cứ đóng BHXH, doanh nghiệp phải điều chỉnh mức đóng tương ứng.

Cần phân biệt tăng thu nhập thực tế với tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Không phải mọi khoản tiền người lao động được nhận thêm đều đương nhiên làm tăng căn cứ đóng BHXH. Phải xác định khoản tăng thêm đó có thuộc các thành phần tiền lương làm căn cứ đóng theo Điều 31 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP hay không.

Ngoài ra, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc phải nằm trong giới hạn luật định; theo điểm đ khoản 1 Điều 31, mức cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Vì vậy, nếu tiền lương thực tế tiếp tục tăng nhưng tiền lương làm căn cứ đóng đã đạt mức trần này thì không phát sinh việc tăng căn cứ đóng BHXH vượt quá mức trần.

 2. Điều chỉnh các khoản tính đóng BHXH

Ngoài mức lương theo công việc hoặc chức danh, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc còn có thể bao gồm phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Vì vậy, trong quá trình người lao động đang tham gia BHXH, nếu phát sinh mới hoặc tăng các khoản này và chúng thuộc thành phần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thì đơn vị phải điều chỉnh tăng căn cứ đóng.

Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Văn bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH năm 2026, đối với người lao động hưởng tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH gồm: mức lương theo công việc hoặc chức danh; phụ cấp lương; và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP làm rõ hai nhóm khoản ngoài mức lương cần đặc biệt xem xét.

Thứ nhất, phụ cấp lương. Đây là các khoản nhằm bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương theo công việc hoặc chức danh chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Các khoản phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc không thuộc nhóm này.

Thứ hai, các khoản bổ sung khác. Khoản bổ sung được tính vào căn cứ đóng khi xác định được mức tiền cụ thể, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc hoặc chất lượng thực hiện công việc không thuộc căn cứ đóng theo quy định này.

Do đó, có thể phát sinh điều chỉnh tăng trong hai tình huống điển hình:

Phát sinh thêm một khoản thuộc căn cứ đóng BHXH hoặc tăng mức của khoản đang được tính vào căn cứ đóng BHXH.

Ngược lại, không phải cứ người lao động được nhận thêm tiền thì phải điều chỉnh tăng BHXH. Các khoản phúc lợi, hỗ trợ như tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ... khi được xác định là chế độ, phúc lợi khác theo quy định và không cấu thành mức lương, phụ cấp lương hoặc khoản bổ sung thuộc căn cứ đóng thì không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Bộ Tài chính cũng đã có hướng dẫn theo hướng này khi áp dụng Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

3. Điều chỉnh do kê khai thấp  mức đóng

Trường hợp này phát sinh khi người lao động đã được đơn vị đăng ký tham gia và đóng BHXH, nhưng sau đó phát hiện mức tiền lương làm căn cứ đóng đã kê khai với cơ quan BHXH thấp hơn với mức tiền lương làm căn cứ đóng thực tế theo quy định pháp luật.

Điều này dẫn đến việc phải điều chỉnh cho thời gian trước và truy đóng phần chênh lệch. Hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành đối với Mẫu D02-LT theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 cũng xác định thời điểm bắt đầu thực hiện quyết định điều chỉnh tiền lương, phụ cấp, thu nhập bổ sung và thời gian điều chỉnh là các thông tin phải kê khai.

Do đó, khi phát hiện kê khai sai mức đóng, cần xác định:

- Mức tiền lương làm căn cứ đóng đúng;

- Thời điểm mức đóng đúng phải được áp dụng;

- Mức đã thực tế kê khai, đóng;

- Khoảng thời gian và phần chênh lệch phải điều chỉnh.

Nếu việc điều chỉnh tăng liên quan đến các tháng trước thì ngoài việc sửa thông tin mức đóng còn phải xem xét nghĩa vụ truy đóng và tiền chậm đóng tương ứng. Thực tiễn nghiệp vụ hiện hành cũng phân biệt hồ sơ điều chỉnh mức đóng với trường hợp điều chỉnh làm phát sinh truy đóng cho thời gian trước.

4. Điều chỉnh tăng hồi tố

Điều chỉnh tăng hồi tố phát sinh khi tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của người lao động được điều chỉnh tăng nhưng thời điểm có hiệu lực của việc điều chỉnh được xác định trở về một hoặc nhiều tháng trước thời điểm ban hành/thực hiện việc điều chỉnh.

Trường hợp này được quy định khá rõ tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Theo đó, một trong các trường hợp phải truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc là trường hợp:

“Được điều chỉnh tăng tiền lương làm tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc mà thời gian thực hiện hồi tố trở về trước.”

Như vậy, điều chỉnh tăng hồi tố có ba yếu tố cơ bản:

- Có việc điều chỉnh tăng tiền lương;
- Việc tăng này làm tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc;
- Mức tiền lương mới được áp dụng hồi tố cho thời gian trước.

Về số tiền truy đóng, điểm a khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định đối với trường hợp này, số tiền truy thu là số tiền BHXH bắt buộc phải đóng theo Điều 33 và Điều 34 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026.

Ngoài ra, pháp luật còn quy định một mốc thời gian để thực hiện truy đóng. Nếu đến hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương mà người sử dụng lao động và người lao động chưa thực hiện truy đóng thì khi truy thu, cơ quan BHXH áp dụng các quy định liên quan tại khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều 41 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026.

IV. Thời điểm và thời hạn thực hiện báo tăng, điều chỉnh tăng

1. Thời điểm và thời hạn thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội

1.1. Thời điểm phát sinh nghĩa vụ báo tăng

Thời điểm phát sinh nghĩa vụ báo tăng được xác định từ thời điểm người lao động bắt đầu thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật.

Do đó, không nên mặc định thời điểm báo tăng là ngày doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. Cần phân biệt:

Thời điểm phát sinh nghĩa vụ tham gia BHXH: ngày người lao động bắt đầu thuộc đối tượng BHXH bắt buộc;
Thời điểm thực hiện thủ tục báo tăng: ngày người sử dụng lao động thực tế kê khai, nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

1.2. Thời hạn thực hiện báo tăng

Theo khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc của người lao động cho cơ quan BHXH:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Đối với một số đối tượng tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 Văn bản hợp nhất số 19/VBHN-VPQH 2026 nếu tự nộp hồ sơ thì thời hạn cũng là 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

2. Thời điểm thực hiện điều chỉnh tăng mức đóng BHXH

Đối với điều chỉnh tăng mức đóng, trước hết phải xác định thời điểm mức tiền lương làm căn cứ đóng mới có hiệu lực.

Điều 29 Luật BHXH quy định khi thông tin đăng ký, kê khai tham gia BHXH thay đổi thì người đăng ký kê khai phải nộp tờ khai điều chỉnh thông tin kèm giấy tờ liên quan cho cơ quan BHXH.

3. Thời hạn đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương có hiệu lực hồi tố

Trường hợp này cần tách riêng vì Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP có quy định trực tiếp về truy thu, truy đóng.

Khi có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương làm tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và việc điều chỉnh hồi tố về thời gian trước, người sử dụng lao động và người lao động phải thực hiện truy đóng phần BHXH phát sinh tương ứng.

Thời hạn cần lưu ý là hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương. Nếu quá mốc này mà chưa thực hiện nghĩa vụ truy đóng thì việc xử lý sẽ gắn với các quy định về chậm đóng theo Luật BHXH.