Công ty xuất hóa đơn điện tử lùi ngày khi bán hàng hóa được không?

1. Hiện nay, công ty xuất hóa đơn điện tử lùi ngày khi bán hàng hóa được không?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

"Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng),

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

..."

Theo quy định, khi bán hàng hóa (kể cả trường hợp bán, chuyển nhượng tài sản công hoặc hàng dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn điện tử chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng phần dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho từng lần giao nhận, tương ứng với khối lượng và giá trị thực tế.

=> Do đó, ngay khi bàn giao hàng hóa cho khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập và xuất hóa đơn đúng thời điểm, tuyệt đối không được lùi ngày.

2. Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất lùi hóa đơn thế nào?

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP như sau:

"Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

...

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

...

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

..."

Theo quy định, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm (bao gồm cả việc lùi ngày) bị xem là vi phạm hành chính về hóa đơn. Mức xử phạt cụ thể như sau:

1. Phạt cảnh cáo
   Áp dụng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng
   Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến việc thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng
   Áp dụng cho hành vi lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, ngoại trừ các trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 và khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Lưu ý quan trọng:

• Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức vi phạm.

Nếu cá nhân có cùng hành vi, mức phạt sẽ bằng một nửa mức phạt của tổ chức (theo khoản 5 Điều 5 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

3. Quy định về lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chỉ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau khi đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.

• Khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm để lập, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua thông qua phương thức điện tử đã thỏa thuận, đồng thời tuân thủ đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

 Nếu Quý khách hàng cần tư vấn về thuế, hóa đơn điện tử, kê khai – quyết toán thuế hoặc giải đáp các vướng mắc pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật TH. Đội ngũ luật sư và chuyên viên tư vấn thuế giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ hỗ trợ Quý khách hàng đúng quy định – kịp thời – tiết kiệm chi phí, giúp doanh nghiệp yên tâm tuân thủ pháp luật và tối ưu hoạt động tài chính.