I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020 được sửa đổi, bổ sung một số điều năm 2022 và 2025.

2. Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

3. Thông tư 68/2025/TT-BTC về Biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

4. Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. 

5. Luật Nhà ở 2023 sửa đổi, bổ sung một số điều 2025.

6. Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định về đăng ký thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

II. TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG

Căn cứ theo Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, khi Công ty TNHH MTV thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác so với địa chỉ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty cần thực hiện đăng ký thay đổi trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh. Điều này dẫn đến có hai trường hợp xảy ra, cụ thể như sau:

- Chuyển trong cùng tỉnh/thành phố. 

- Chuyển khác tỉnh/thành phố. 

III. MỘT SỐ LƯU Ý

1. Về thủ tục với cơ quan thuế

a) Trường hợp thay đổi dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế

Căn cứ theo khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, công ty phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Thứ nhất, với trường hợp chuyển trong cùng tỉnh/thành phố thì sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp từ ngày 01/7/2025, cơ cấu tổ chức của ngành Thuế đã được sắp xếp lại. Cả nước có 34 Cục Thuế tỉnh, thành phố và 350 Chi cục Thuế (được gọi là "Thuế cơ sở"). Việc xác định một địa chỉ cụ thể thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Thuế nào dựa trên văn bản do Cục Thuế từng tỉnh, thành phố ban hành. Mỗi Cục Thuế đã ban hành một quyết định để công bố danh sách, tên gọi, địa điểm đặt trụ sở và địa bàn quản lý cụ thể của các Chi cục Thuế trực thuộc. Như vậy, nếu công ty chuyển từ khu vực thuộc quản lý của Chi cục Thuế A sang khu vực thuộc quản lý của Chi cục Thuế B (dù cùng trong tỉnh mới), thì vẫn có sự thay đổi Cơ quan thuế quản lý và do đó, vẫn phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ với Phòng Đăng ký kinh doanh.  

Thứ hai, với trường hợp chuyển khác tỉnh/thành phố thì chắc chắn sẽ thay đổi cơ quan thuế quản lý, công ty phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ với Phòng Đăng ký kinh doanh.

b) Thủ tục với cơ quan thuế

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC; trình tự, thủ tục thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi) để thực hiện thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 10 Thông tư này trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ nộp đến cơ quan thuế nơi chuyền đi là Tờ khai điều chinh, bố sung thông tin đăng ký thuế Mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này.

Bước 2: Sau khi nhận được Thông báo về việc công ty chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư này của cơ quan thuế nơi chuyển đi, công ty thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh.

2. Về địa chỉ mới

Thứ nhất, căn cứ theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 thì sau khi thay đổi trụ sở, trụ sở mới vẫn phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Thứ hai, căn cứ điểm c khoản 8 điều 3 Luật Nhà ở 2023 thì công ty không được sử dụng căn hộ chung cư với mục đích không phải để ở. Nếu căn hộ chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp (vừa ở vừa kinh doanh) theo khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở 2023, công ty có thể đặt trụ sở nhưng phải tuân thủ quy định của pháp luật về nhà ở và quy định của chung cư.

Thứ ba, căn cứ khoản Điều 53 Luật Bảo vệ môi trường 2020 thì Cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và kho tàng có chất dễ cháy, dễ nổ; có chất phóng xạ, chất thải phóng xạ hoặc thiết bị bức xạ; có chất độc hại đối với người và sinh vật; có nguy cơ phát tán bụi, mùi khó chịu, tiếng ồn tác động xấu đến sức khỏe con người; có nguy cơ gây ô nhiễm nguồn nước phải có khoảng cách an toàn về môi trường đối với khu dân cư.

3. Về ủy quyền

a) Ủy quyền nộp hồ sơ

Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu người nộp trực tiếp không phải người có thẩm quyền thì thực hiện nộp theo quy định sau:

Thứ nhất, trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục, kèm theo hồ sơ phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Thứ hai, trường hợp ủy quyền cho tổ chức, thực hiện thủ tục, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan. Ngoài ra đối với trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thì thực hiện tương tự.

Thứ hai, trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục thì khi thực hiện thủ tục, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị.

b) Xác thực điện tử khi ủy quyền

Thứ nhất, căn cứ theo khoản 13 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì xác thực điện tử là hoạt động xác thực danh tính đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền thực hiện thủ tục liên quan cho công ty.

Thứ hai, căn cứ theo khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký thay đổi trụ sở. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu công ty báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này.

Thứ ba, tài liệu hướng dẫn triển khai quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập mới doanh nghiệp được Bộ Tài chính biên soạn và đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

IV. THÀNH PHẦN HỒ SƠ

Căn cứ khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Thông tư 121/2026/TT-BTC thì hồ sơ bao gồm:

- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12).

- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

- Các giấy tờ tùy trường hợp ủy quyền (nếu ủy quyền)

V. NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN KÝ

1. Người ký Nghị quyết hoặc Quyết định về việc thay đổi trụ sở chính

Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính là văn bản thể hiện việc chuyển đổi địa chỉ đã được thông qua hợp lệ bởi cấp có thẩm quyền cao nhất của công ty. Theo khoản 1 Điều 74 và Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH một thành viên là loại hình doanh nghiệp chỉ có một chủ sở hữu duy nhất. Chủ sở hữu là chủ thể nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ và có quyền quyết định các vấn đề cơ bản liên quan đến tổ chức, quản trị và định hướng phát triển của công ty. Do đó, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính được ký bởi chủ sở hữu công ty và được thể hiện thông qua Quyết định của chủ sở hữu trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Chủ sở hữu công ty có hai trường hợp như sau:

Thứ nhất, Chủ sở hữu công ty là cá nhân thì chủ thể ký trực tiếp là cá nhân đó. Căn cứ Điều 85 Luật Doanh nghiệp 2020 thì chủ sở hữu công ty là chủ tịch công ty và có thể kiểm giám đốc/tổng giám đốc.

Thứ hai, Chủ sở hữu công ty là tổ chức thì chủ thể ký là người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó. Do chủ sở hữu là pháp nhân nên quyền này được thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức quản lý được quy định tại Điều 79 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Trường hợp công ty được tổ chức theo mô hình Hội đồng thành viên thì Hội đồng thành viên là cơ quan nhân danh chủ sở hữu thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu theo Điều 80 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

2. Người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi trụ sở chính

Căn cứ theo cam kết tại Mẫu số 12 kèm phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC thì người ký là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Theo đó có người có thẩm quyền ký gồm: "Người đại diện theo pháp luật, Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Người được ủy quyền, Người đại diện". 

Thứ nhất, trường hợp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì Chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ tịch Hội đồng quản trị/người được ủy quyền, người đại diện của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là cá nhân quy định tại khoản 2 và khoản 5 Điều 78 Luật Doanh nghiệp ký trực tiếp vào phần này. 

Thứ hai, trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần này.

VI. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Bước 1: Hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế (nếu có)

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo thành phần hồ sơ ở mục IV

Bước 3: Nộp hồ sơ 

Thứ nhất, về nơi nộp thì căn cứ theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. 

Thứ hai, về phương thức nộp thì căn cứ theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, căn cứ theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh Nghiệp 2020, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Căn cứ theo khoản 3 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.