I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được sửa đổi, bổ sung năm 2022 và 2025.

2.  Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

3. Thông tư 68/2025/TT-BTC về Biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

II. TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG

1. Thay đổi do nhu cầu tự nguyện của chủ sở hữu

Thứ nhất, trường hợp thay đổi tên tiếng Việt thì Doanh nghiệp có thể thay đổi phần tên riêng hoặc thay đổi toàn bộ tên doanh nghiệp theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thứ hai, trường hợp bổ sung hoặc thay đổi tên nước ngoài thì công ty làm thủ tục khi chưa có tên tiếng nước ngoài và muốn bổ sung, hoặc khi tên tiếng Việt thay đổi dẫn đến cần thay đổi tên tiếng nước ngoài tương ứng theo khoản 1 Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thứ ba, trường hợp bổ sung hoặc thay đổi tên viết tắt thì công ty có thể quyết định đăng ký mới, thay đổi hoặc chấm dứt sử dụng tên viết tắt theo khoản 3 Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020.

2. Thay đổi do bắt buộc

a) Do xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp

Căn cứ khoản 3 Điều 15 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì chủ thể quyền sở hữu công nghiệp có quyền gửi văn bản đề nghị đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để yêu cầu doanh nghiệp có tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp phải thay đổi tên doanh nghiệp. Do đó trong trường hợp này công ty phải làm thủ tục thay đổi đăng ký tên.

b) Do bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài

Căn cứ theo khoản 4 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, người đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải thực hiện việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo nội dung bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài đã có hiệu lực pháp luật trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày văn bản đó có hiệu lực. Do đó, trong trường hợp bản án, quyết định hoặc phán quyết có nội dung buộc công ty phải thay đổi tên, công ty có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tên theo đúng nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định.

3. Thay đổi do chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Căn cứ theo khoản 3 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: "Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân." Do đó, trong trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn chuyển sang các loại hình doanh nghiệp khác thì việc thay đổi tên là hệ quả tất yếu.

III. MỘT SỐ LƯU Ý

1. Về tên công ty mới

Thứ nhất, căn cứ theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tên Tiếng Việt của công ty phải đúng theo thứ tự: "Loại hình doanh nghiệp; tên riêng". Đối với CTTNHH MTV, loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH”. Còn tên riêng thì được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Thứ hai, căn cứ theo khoản 1 Điều 38 và khoản 1 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký không được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký. 

Thứ ba, căn cứ theo khoản 1 Điều 38 và khoản 2 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tên của doanh nghiệp đề nghị đăng ký không thuộc trường hợp gây nhẫm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký. Cụ thể như sau:

- Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký.

- Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó (không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký).

- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_” (không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký).

- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký  (không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký).

- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông” (không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký).

- Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký (không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký).

Thư tư, căn cứ khoản 1 Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.

Thứ năm, căn cứ khoản 1 Điều 15 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì doanh nghiệp không được sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp được sự chấp thuận bằng văn bản của chủ sở hữu tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đó và không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng.

Thứ sáu, công ty cần chủ động tra cứu tên dự kiến sử dụng trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tên nhằm hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc bị từ chối giải quyết do vi phạm quy định về đặt tên doanh nghiệp.

2. Về ủy quyền

a) Ủy quyền nộp hồ sơ

Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu người nộp trực tiếp không phải người có thẩm quyền thì thực hiện nộp theo quy định sau:

Thứ nhất, trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục, kèm theo hồ sơ phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Thứ hai, trường hợp ủy quyền cho tổ chức, thực hiện thủ tục, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan. Ngoài ra đối với trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thì thực hiện tương tự.

Thứ ba, trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục thì khi thực hiện thủ tục, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị.

b) Xác thực điện tử khi ủy quyền

Thứ nhất, căn cứ theo khoản 13 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì xác thực điện tử là hoạt động xác thực danh tính đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền thực hiện thủ tục liên quan cho công ty.

Thứ hai, căn cứ theo khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký thay đổi trụ sở. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu công ty báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này.

IV. THÀNH PHẦN HỒ SƠ

Căn cứ khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12).

- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

- Các giấy tờ tùy trường hợp ủy quyền (nếu ủy quyền)

V. NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN KÝ

1. Người ký Quyết định thay đổi tên doanh nghiệp

Quyết định thay đổi tên là văn bản thể hiện việc chuyển đổi địa chỉ đã được thông qua hợp lệ bởi cấp có thẩm quyền cao nhất của công ty. Theo khoản 1 Điều 74 và Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH một thành viên là loại hình doanh nghiệp chỉ có một chủ sở hữu duy nhất. Chủ sở hữu là chủ thể nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ và có quyền quyết định các vấn đề cơ bản liên quan đến tổ chức, quản trị và định hướng phát triển của công ty. Do đó, việc thay đổi địa tên được ký bởi chủ sở hữu công ty và được thể hiện thông qua Quyết định của chủ sở hữu trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Chủ sở hữu công ty có hai trường hợp như sau:

Thứ nhất, Chủ sở hữu công ty là cá nhân thì chủ thể ký trực tiếp là cá nhân đó. Căn cứ Điều 85 Luật Doanh nghiệp 2020 thì chủ sở hữu công ty là chủ tịch công ty và có thể kiểm giám đốc/tổng giám đốc.

Thứ hai, Chủ sở hữu công ty là tổ chức thì chủ thể ký là người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó. Do chủ sở hữu là pháp nhân nên quyền này được thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức quản lý được quy định tại Điều 79 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Trường hợp công ty được tổ chức theo mô hình Hội đồng thành viên thì Hội đồng thành viên là cơ quan nhân danh chủ sở hữu thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu theo Điều 80 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

2. Người ký Giấy đề nghị đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp

Căn cứ theo cam kết tại Mẫu số 12 kèm phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC thì người ký là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Theo đó có người có thẩm quyền ký gồm: "Người đại diện theo pháp luật, Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Người được ủy quyền, Người đại diện". 

Thứ nhất, trường hợp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời đăng ký thay đổi tên thì Chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ tịch Hội đồng quản trị/người được ủy quyền, người đại diện của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là cá nhân quy định tại khoản 2 và khoản 5 Điều 78 Luật Doanh nghiệp ký trực tiếp vào phần này. 

Thứ hai, trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần này.

VI. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Bước 1: Tra cứu tên công ty và chuẩn bị hồ sơ

- Chuẩn bị hồ sơ theo mục IV

- Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra tính hợp lệ của tên công ty

Bước 2: Nộp hồ sơ

Thứ nhất, về nơi nộp thì căn cứ theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Thứ hai, về phương thức nộp thì căn cứ theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, căn cứ theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh Nghiệp 2020, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Căn cứ theo khoản 3 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.