Quy trình thủ tục thay đổi Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

I. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Căn cứ khoản 6 điều 3 Luật thương mại 2005 quy định về thương nhân nước ngoài như sau:

" Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép."

Có thể hiểu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép với mục đích thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh cho Công ty nước ngoài.

II. Các trường hợp điều chỉnh Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện

Trong quá trình hoạt động, nếu có các thay đổi thông tin so với Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải làm Thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cụ thể, Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định 05 trường hợp phải điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, gồm:

+ Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.

+ Thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam.

+ Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

+ Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

+ Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

+ Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

+ Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Chi nhánh.

Như vậy việc thay đổi địa chỉ trụ sở sẽ làm thay đổi nội dung trên Giấp phép hoạt động Văn phòng đại diện 

III. Thay đổi Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài trong cùng một tỉnh, khu vực 

- Đối với đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh hoặc trong cùng khu vực địa lý, chuẩn bị 1 bộ hồ sơ:

+ Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;(tại đây)

+ Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

+ Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

- Thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 17 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

+ Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi, thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ điều chỉnh Giấy phép trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu có điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp Giấy phép.

+ Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu cần. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

+ Trừ trường hợp quy định tại Điều này, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép. Trường hợp không điều chỉnh, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

IV. Thay đổi Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài khác tỉnh hoặc khác khu vực đại lý 

Theo Điều 18 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì trường hợp chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác thì phải làm thủ tục xin cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Hồ sơ xin cấp lại chị chuẩn bị theo Điều 19 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, bao gồm:

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện gửi Cơ quan cấp Giấy phép nơi chuyển đi theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP;

- Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện nơi chuyển đến theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 10 Nghị định  07/2016/NĐ-CP.

Trình tự, thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thực hiện theo Điều 20 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

- Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định này trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi. Quá thời hạn nêu trên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 Nghị định này.

- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không cấp lại phải có văn bản nêu rõ lý do.

*Các thủ tục khác cần thực hiện:

Về thông tin thuế

Văn phòng đại diện là đối tượng đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo điểm b Khoản 2 Điều 4 Thông tư 90/2026/TT-BTC.

Do đó, khi thay đổi tên gọi, địa chỉ thì cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 90/2026/TT-BTC:

- Nếu không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

+ Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC

+ Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin trên các Giấy tờ này có thay đổi.

- Nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi

Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi). Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cụ thể như sau:

+ Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC

+ Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp địa chỉ trên các Giấy tờ này có thay đổi.

- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến

 Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC. Người nộp thuế nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở mới.