Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) là gì?

1. ERC - Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

ERC là viết tắt của Enterprise Registration Certificate là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tại khoản 15, Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 có quy định giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.

Thông tin cơ bản về doanh nghiệp sẽ được ghi trên ERC, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh và số lượng cổ phần. Để có được ERC, doanh nghiệp cần phải đăng ký kinh doanh với cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh tại địa phương hoặc Sở Tài chính của tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

ERC là một trong những giấy tờ quan trọng và cần thiết nhất cho một doanh nghiệp khi muốn hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Nếu không có ERC, doanh nghiệp sẽ không được phép mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế hoặc thực hiện bất kỳ giao dịch kinh doanh nào. Vì vậy, việc có được ERC là điều rất quan trọng và cần được chú ý đối với mọi doanh nghiệp.

2. Nội dung và mục đích Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp - ERC

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) có các nội dung sau đây:

- Tên doanh nghiệp;

- Địa chỉ doanh nghiệp;

- Ngành nghề kinh doanh;

- Số vốn điều lệ của doanh nghiệp;

- Mã số thuế của doanh nghiệp;

- Ngày cấp và số hiệu ERC;

- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân;

- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.

Mục đích của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp - ERC:

- Công nhận tư cách pháp nhân: Xác nhận sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp;

- Cơ sở pháp lý để hoạt động: Cho phép doanh nghiệp chính thức kinh doanh, ký kết hợp đồng, giao dịch thương mại;

- Tăng uy tín và minh bạch: Giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, dễ dàng được công nhận, tiếp cận các cơ hội kinh doanh;

- Thực hiện nghĩa vụ: Là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính và các nghĩa vụ khác;

- Bảo vệ quyền lợi: Là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. 

3. ERC được cung cấp bởi cơ quan nào?

Cơ quan chịu trách nhiệm cấp ERC tại Việt Nam là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế tại cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh của địa phương mà doanh nghiệp có trụ sở chính. 

Tuy nhiên, đối với những ngành kinh doanh đặc biệt như tài chính, bảo hiểm, dịch vụ viễn thông, khoa học và công nghệ. Quy trình đăng ký kinh doanh và cấp Giấy phép Kinh doanh được thực hiện tại cơ quan quản lý chuyên trách thuộc các bộ, ngành có liên quan. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thẩm quyền để biết thêm thông tin chi tiết về quy trình đăng ký kinh doanh và cấp ERC.

4. Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ERC

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, những tài liệu cơ bản bao gồm:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu sau:

• Đối với doanh nghiệp tư nhân (Tải tại đây)
• Đối với công ty TNHH 1 thành viên (Tải tại đây)
• Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên (Tải tại đây)
• Đối với công ty cổ phần (Tải tại đây)
• Đối với công ty hợp danh (Tải tại đây)

- Điều lệ công ty có chữ ký của các thành viên hoặc cổ đông sáng lập.

- Danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).

- Bản sao hợp lệ của các giấy tờ pháp lý như hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của các thành viên góp vốn.

- Bản sao Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư (IRC) đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận điện tử sau khi hoàn tất.

Bước 3: Xem xét hồ sơ

Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét.

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp ERC. Nếu chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận ERC và thủ tục sau đăng ký

Sau khi có ERC, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia, khắc dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, nộp thuế môn bài và treo biển hiệu tại trụ sở.

5. Các trường hợp cần thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp - ERC

 Căn cứ Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như sau:

- Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được quy định từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

- Trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh đã được cập nhật thông tin về địa chỉ khi có nhu cầu hoặc khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.