Thủ tục đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện

1. Trình tự thực hiện

1.1. Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong nước trong vòng 10 ngày tính từ ngày ban hành quyết định thành lập, gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tại địa bàn đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp được phép thiết lập địa điểm kinh doanh ở vị trí khác với trụ sở chính hoặc chi nhánh. Trong khoảng thời gian 10 ngày từ khi quyết định lập địa điểm, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi địa điểm kinh doanh được đặt.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ xử lý trong vòng 03 ngày làm việc để cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, đồng thời cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp yêu cầu, cơ quan sẽ cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh. Trong trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cơ quan sẽ gửi thông báo bằng văn bản về các nội dung cần chỉnh sửa hoặc bổ sung cho doanh nghiệp.

Đối với việc đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp xã hội, thủ tục được áp dụng tương tự theo từng loại hình doanh nghiệp quy định. Hồ sơ cần kèm theo cam kết thực hiện các mục tiêu xã hội và môi trường.

Với chi nhánh của công ty chứng khoán hoặc công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam, thủ tục đăng ký tuân thủ quy định chung về chi nhánh doanh nghiệp, nhưng phải bổ sung bản sao giấy phép thành lập và hoạt động hoặc văn bản chấp thuận từ Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo pháp luật chứng khoán.

Về phòng giao dịch của công ty chứng khoán, thủ tục đăng ký được thực hiện giống như đăng ký địa điểm kinh doanh doanh nghiệp, kèm theo bản sao văn bản chấp thuận từ Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định pháp luật về chứng khoán.

1.2. Trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử:

Cá nhân nộp hồ sơ sẽ sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sau đó điền thông tin cần thiết, tải tài liệu điện tử, thực hiện ký số hoặc xác thực hồ sơ đăng ký kinh doanh qua hệ thống mạng, đồng thời hoàn tất việc nộp phí và lệ phí theo các bước hướng dẫn trên cổng thông tin này.

Cả bên ủy quyền lẫn bên được ủy quyền đều cần tiến hành xác thực điện tử để nhận giấy đăng ký doanh nghiệp. Trong tình huống xác thực điện tử gặp sự cố gián đoạn, bên ủy quyền có thể thực hiện bước xác thực sau khi đã được cấp giấy đăng ký.

Khi hoàn tất quy trình nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp sẽ nhận được biên nhận hồ sơ cùng lịch hẹn trả kết quả dưới dạng điện tử thông qua tài khoản cá nhân của mình.

Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện để cấp đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp giấy và gửi thông báo cho doanh nghiệp về việc đã cấp. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cơ quan sẽ gửi thông báo qua hệ thống mạng điện tử để yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm. Người nộp hồ sơ có thể đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra thông tin phản hồi liên quan đến kết quả xử lý hồ sơ.

2. Cách thức thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương thức sau đây:

- Đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;

- Đăng ký qua dịch vụ bưu chính;

- Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Thành phần Hồ sơ

3.1. Hồ sơ bao gồm:

a. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện (đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh)

(i) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

(ii) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Trong đó, bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm:

- Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;

- Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

- Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

Trường hợp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

b. Trường hợp đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp xã hội.

(i) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

(ii) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Trong đó, bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm:

- Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;

- Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

- Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

Trường hợp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

(iii) Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường do những người sau đây ký:

- Đối với doanh nghiệp tư nhân: chủ doanh nghiệp tư nhân;

- Đối với công ty hợp danh: các thành viên hợp danh;

- Đối với công ty TNHH: các thành viên là cá nhân; người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền đối với thành viên là tổ chức;

- Đối với công ty cổ phần: cổ đông sáng lập là cá nhân, cổ đông khác là cá nhân, nếu cổ đông này đồng ý với nội dung cam kết trên và mong muốn ký vào bản cam kết này cùng với cổ đông sáng lập; người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông sáng lập là tổ chức, người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông khác là tổ chức, nếu cổ đông này đồng ý với nội dung cam kết trên và mong muốn ký vào bản cam kết này cùng với cổ đông sáng lập.

c. Trường hợp đăng ký đối với chi nhánh công ty chứng khoán nước ngoài và chi nhánh công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam:

(i) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

(ii) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Trong đó, bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm:

- Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;

- Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

- Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

Trường hợp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

(iii) Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động hoặc bản sao văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định của pháp luật về chứng khoán.

d. Trường hợp thông báo lập địa điểm kinh doanh:

Thông báo lập địa điểm kinh doanh.

e. Trường hợp đăng ký phòng giao dịch của công ty chứng khoán

(i) Thông báo lập địa điểm kinh doanh;

(ii) Bản sao văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định của pháp luật về chứng khoán.

f. Trường hợp đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp xã hội

(i) Thông báo lập địa điểm kinh doanh;

(ii) Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường do những người sau đây ký:

- Đối với doanh nghiệp tư nhân: chủ doanh nghiệp tư nhân;

- Đối với công ty hợp danh: các thành viên hợp danh;

- Đối với công ty TNHH: các thành viên là cá nhân; người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền đối với thành viên là tổ chức;

- Đối với công ty cổ phần: cổ đông sáng lập là cá nhân, cổ đông khác là cá nhân, nếu cổ đông này đồng ý với nội dung cam kết trên và mong muốn ký vào bản cam kết này cùng với cổ đông sáng lập; người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông sáng lập là tổ chức, người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông khác là tổ chức, nếu cổ đông này đồng ý với nội dung cam kết trên và mong muốn ký vào bản cam kết này cùng với cổ đông sáng lập.

g. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục: 

- Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có:

 (i) Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có:

(i) Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;

(ii) Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp:

(i) Bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cụ thể:

(i) Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;

(ii) Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

- Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người uỷ quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cụ thể: Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp “Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ quy định của Luật này khi xét thấy cần thiết; đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo của doanh nghiệp”.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người uỷ quyền.

3.2. Số lượng hồ sơ, thời hạn giải quyết và cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

Số lượng hồ sơ

01 bộ hồ sơ.

Thời hạn giải quyết:

03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi địa phương quản lý trừ Ban quản lý khu công nghệ cao. Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh;

- Ban quản lý khu công nghệ cao cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ đặt trong khu công nghệ cao.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Ban quản lý khu công nghệ cao gọi chung là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

3.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính và kết quả:

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Tổ chức, cá nhân trong nước; tổ chức, cá nhân nước ngoài; doanh nghiệp.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp.

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc hoặc thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thống nhất:

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ghi toàn bộ yêu cầu sửa đổi, bổ sung đối với mỗi một bộ hồ sơ do doanh nghiệp nộp trong một thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không còn giá trị. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ hủy hồ sơ đăng ký theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp:

Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

4. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/Thông báo lập địa điểm kinh doanh (Mẫu số 17, Phụ lục I kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

- Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường (Mẫu số 34, Phụ lục I kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

5. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Khi đã sở hữu số định danh cá nhân, cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh sẽ khai báo các chi tiết về họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, số định danh, giới tính của bản thân và của những cá nhân khác cần khai báo thông tin cá nhân trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Họ cũng phải đồng ý chia sẻ dữ liệu cá nhân lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến đăng ký kinh doanh, nhằm hỗ trợ quản lý nhà nước về lĩnh vực này theo quy định pháp luật. Các thông tin khai báo sẽ được so sánh với dữ liệu lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu thông tin khai báo không khớp với dữ liệu lưu trữ, cá nhân đó phải chịu trách nhiệm cập nhật hoặc chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.

- Trong trường hợp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp dưới dạng giấy tờ, người nộp phải trình thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân hoặc sử dụng căn cước điện tử theo quy định pháp luật để tiến hành thủ tục. Nếu người nộp không có số định danh cá nhân, bộ hồ sơ phải kèm theo bản sao hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc các tài liệu thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.

- Nếu không có số định danh cá nhân, bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp yêu cầu khai báo thông tin cá nhân của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đại diện ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức, hoặc người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải đính kèm bản sao hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân liên quan theo quy định.

- Trong tình huống kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn, bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc các tài liệu thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người nộp hồ sơ, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đại diện ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức, và người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh theo quy định.

- Doanh nghiệp không được phép sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu hoặc chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ của tổ chức hoặc cá nhân khác để hình thành tên riêng của mình, trừ khi nhận được sự đồng ý bằng văn bản từ chủ sở hữu tên thương mại, nhãn hiệu hoặc chỉ dẫn địa lý đó và không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng. Trước khi đăng ký tên, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nên tham khảo các nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về sở hữu công nghiệp do cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp quản lý. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm pháp lý nếu đặt tên vi phạm quyền sở hữu công nghiệp.

- Bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính sẽ được chấp nhận để nhập dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: (i) Có đầy đủ các tài liệu theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP; (ii) Tên doanh nghiệp đã được ghi vào giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; (iii) Có số điện thoại của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; (iv) Đã thanh toán đầy đủ phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

- Bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua hệ thống mạng điện tử phải tuân thủ các yêu cầu sau: (i) Bao gồm đầy đủ các tài liệu và nội dung của chúng được khai báo hoàn chỉnh theo quy định tương tự như hồ sơ giấy, được trình bày dưới dạng văn bản điện tử; (ii) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp khai báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác, khớp với thông tin trong hồ sơ; (iii) Có thông tin về số điện thoại và thư điện tử của người nộp hồ sơ được khai báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; (iv) Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải được ký số hoặc xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền từ người có thẩm quyền đó. Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ phải kèm theo tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP dưới dạng văn bản điện tử theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

- Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

(i) Ngành nghề đăng ký kinh doanh không thuộc danh mục bị cấm đầu tư kinh doanh;

(ii) Tên doanh nghiệp được đặt đúng theo các quy định tại Điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp;

(iii) Có bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;

(iv) Đã nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật về phí và lệ phí.

- Các trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp:

- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp nếu rơi vào một trong các tình huống sau: (i) Doanh nghiệp đã nhận thông báo từ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh về vi phạm thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ban hành quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; (ii) Doanh nghiệp đang trong giai đoạn giải thể theo quyết định của chính doanh nghiệp; (iii) Doanh nghiệp đang ở trạng thái pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.

- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ tiếp tục xử lý thủ tục đăng ký doanh nghiệp đối với các trường hợp trên khi:

(i) Doanh nghiệp đã thực hiện biện pháp khắc phục vi phạm theo yêu cầu trong thông báo vi phạm thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chấp thuận, hoặc đã được khôi phục Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau quyết định thu hồi;

(ii) Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để hỗ trợ quá trình giải thể theo quy định. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký thay đổi phải kèm theo văn bản giải trình lý do thay đổi từ doanh nghiệp và được Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chấp thuận;

(iii) Doanh nghiệp không còn ở trạng thái pháp lý “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.

- Nếu Tòa án, Cơ quan thi hành án, Cơ quan điều tra, Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra, hoặc Điều tra viên theo Bộ luật Tố tụng hình sự yêu cầu bằng văn bản rằng doanh nghiệp không được thực hiện một hoặc một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp, thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp cho đến khi nhận được văn bản chấp thuận từ các tổ chức hoặc cá nhân đó cho phép tiếp tục thủ tục.