Thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 1 thành viên

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì?

Định nghĩa của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tại khoản 1, Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi năm 2025 như sau: "Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật".

Như vậy, có thể hiểu rằng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là cá nhân và đại diện cho doanh nghiệp về quyền, nghĩa vụ cũng như tư cách pháp lý trước Tòa án, Trọng tài.

2. Thành phần hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 1 thành viên

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên được quy định tại khoản 1, Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật: Theo Mẫu số 13 Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC (Tải tại đây);

- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

- Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện không trực tiếp thực hiện thủ tục;

- Bản sao CCCD của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty và người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có).

Lưu ý: Trường hợp đã có số định danh cá nhân, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp kê khai các thông tin về họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính của mình và của cá nhân có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Các thông tin kê khai được đối chiếu với các thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin cá nhân được kê khai không thống nhất so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cá nhân đó có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin để đảm bảo chính xác, thống nhất.

Trường hợp việc kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người nộp hồ sơ, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ

Nơi tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Thời gian giải quyết hồ sơ: Được quy định tại Khoản 3, Điều 30 Luật Doanh nghiệp năm 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025) như sau:

+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới;

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

=> Như vậy thời hạn giải quyết hồ sơ là 03 ngày trong trường hợp hồ sơ được cơ quan đăng ký kinh doanh xác nhận là đã hợp lệ. 

4. Thủ tục thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 1 thành viên

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ như đã nêu ở mục 2 ở trên trước khi tiến hành nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp soạn bộ hồ sơ đầy đủ như trên nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Hiện nay, hồ sơ chủ yếu được nộp online qua 02 cách thức:

- Nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

- Nộp bằng chữ ký số

Bước 3: Nhận thông báo xác nhận hợp lệ

Sau khi nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo ghi rõ yêu cầu bổ sung sửa đổi. Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi nhận được thông báo hợp lệ, quý khách hàng sẽ nhận được kết quả trên trang web: https://dangkykinhdoanh.gov.vn 

Lưu ý: Về phí/lệ phí cần phải nộp là 100.000 đồng trên 1 bộ hồ sơ

5. Một số quy định của pháp luật về người đại diện theo pháp luật

Pháp luật quy định về điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của công ty như sau:

- Từ đủ 18 tuổi trở lên;

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;

- Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty;

- Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.