Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm (POA hoặc LOA) năm 2025

1. Giấy uỷ quyền công bố mỹ phẩm là gì? 

Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm (Power of Attorney – POA / Letter of Authorization – LOA) là một trong những tài liệu bắt buộc và quan trọng nhất trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Đây cũng là loại giấy tờ thường phát sinh sai sót nhiều nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và kết quả xét duyệt hồ sơ của doanh nghiệp.

Theo quy định, giấy ủy quyền (POA/LOA) do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nhãn hàng cấp cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam nhằm cho phép họ được đứng tên công bố, nhập khẩu và phân phối sản phẩm mỹ phẩm trên lãnh thổ Việt Nam.

Vì tài liệu này được phát hành từ đối tác nước ngoài, nên để có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam, giấy ủy quyền bắt buộc phải được:

• Hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

• Ngôn ngữ trình bày là tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh;

• Ký, đóng dấu hợp lệ của pháp nhân (trường hợp ủy quyền giữa tổ chức) hoặc có xác nhận, chứng thực chữ ký (trường hợp ủy quyền giữa cá nhân).

Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm không chỉ là cơ sở chứng minh tính hợp pháp của mối quan hệ giữa nhà sản xuất và nhà nhập khẩu, mà còn thể hiện trách nhiệm và quyền hạn của doanh nghiệp Việt Nam trong việc đảm bảo chất lượng, an toàn và lưu hành của sản phẩm trên thị trường. Cụ thể các yêu cầu về giấy uỷ quyền: 

1.1. Yêu cầu về nội dung 

Theo quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT và các hướng dẫn của ASEAN, giấy ủy quyền (POA/LOA) phải bao gồm các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
•  Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
• Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);
• Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;
• Thời hạn ủy quyền;
• Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
• Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.

1.2. Yêu cầu về hình thức 

Giấy ủy quyền (POA) cần phải đáp ứng các yêu cầu sau về mặt hình thức:

• Ngôn ngữ trình bày là tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh
• LOA/POA phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Để được hợp pháp hóa lãnh sự Giấy ủy quyền, sau khi văn bản đã có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm mỹ phẩm sẽ phải mang đến văn phòng công chứng để công chứng viên xác thực chữ ký và con dấu đó là hợp pháp. Sau đó, chữ kí và lời chứng của công chứng viên sẽ được xác thực bởi cơ quan Bộ ngoại giao của nước sở tại kèm theo chữ ký và con dấu của người đứng đầu cơ quan này. Cuối cùng văn bản sẽ được mang đến cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan Lãnh sự quán của Việt Nam tại nước đó để tiến hành hợp pháp hóa.

2. Phân biệt LOA và POA 

- POA (Power of Attorney) _ Giấy Ủy Quyền là một văn bản pháp lý trong đó một người (bên ủy quyền) trao quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức khác (bên được ủy quyền) để thay mặt họ thực hiện một số công việc hoặc quyết định nhất định.

- LOA (Letter of Authorization): Thư Ủy Quyền là một văn bản đơn giản hơn POA, thường được sử dụng để ủy quyền cho một người hoặc tổ chức thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian ngắn. LOA có tính ràng buộc pháp lý thấp hơn POA và thường được sử dụng trong các trường hợp không quan trọng, ví dụ như ủy quyền cho người khác nhận hàng hóa hoặc tham dự một cuộc họp.

3. Những lưu ý khi lập giấy uỷ quyền công bố mỹ phẩm 

Đảm bảo tính chính xác và thống nhất thông tin:

Các thông tin trên Giấy ủy quyền (tên sản phẩm, tên và địa chỉ nhà sản xuất, đơn vị được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thời hạn hiệu lực, ....) phải trùng khớp hoàn toàn với các tài liệu khác trong hồ sơ công bố, đặc biệt là Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) và Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi công chứng và hợp pháp hóa:

Trước khi mang đi công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, cần rà soát kỹ toàn bộ nội dung, chữ ký, con dấu và ngôn ngữ trình bày. Mọi sai sót dù nhỏ (như lỗi chính tả, tên doanh nghiệp, quốc gia hoặc địa chỉ không thống nhất) đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải thực hiện lại từ đầu, gây tốn thời gian và chi phí.

Chủ động tham khảo đơn vị chuyên môn:

Trong trường hợp chưa nắm rõ quy trình hoặc yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp nên liên hệ các tổ chức tư vấn pháp lý, công ty dịch vụ công bố mỹ phẩm hoặc đơn vị đại diện được ủy quyền. Các chuyên gia có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế rủi ro phát sinh.

4. Giải đáp thắc mắc 

4.1. Khi nào cần làm giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm?

- Đối với mỹ phẩm nhập khẩu: Doanh nghiệp Việt Nam muốn nhập khẩu và phân phối mỹ phẩm cần có giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm từ nhà sản xuất nước ngoài;

- Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước: Doanh nghiệp muốn phân phối mỹ phẩm do một đơn vị khác sản xuất cần có giấy ủy quyền từ nhà sản xuất.

4.2. Làm giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm nhập khẩu như thế nào?

Giấy ủy quyền do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp cho đơn vị nhập khẩu tại Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất để yêu cầu cấp giấy này. Nếu đối tác đã từng làm việc với doanh nghiệp Việt Nam, họ thường có sẵn mẫu POA/LOA; trường hợp chưa có, bên nhập khẩu có thể gửi mẫu chuẩn để nhà sản xuất ký và đóng dấu xác nhận.

4.3. Để kiểm tra tính hợp pháp của giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm cần làm gì?

Bạn có thể kiểm tra bằng cách xác minh chữ ký, con dấu, và giấy chứng nhận hợp pháp hóa từ cơ quan có thẩm quyền hoặc nhờ đơn vị pháp lý hỗ trợ.

4.4. Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu và có thể gia hạn không?

Thời hạn của giấy ủy quyền thường do hai bên thỏa thuận, nhưng nếu không có thời hạn cụ thể, nó có thể được xem là vô thời hạn cho đến khi bị hủy bỏ.

4.5. Cần làm gì để khắc phục nếu giấy ủy quyền bị mất?

Trong trường hợp mất giấy ủy quyền, bên ủy quyền cần lập lại văn bản mới và thực hiện lại quy trình công chứng, hợp pháp hóa như ban đầu.

4.6. Có cần dịch thuật giấy ủy quyền nếu sử dụng ngôn ngữ nước ngoài?

Có, nếu giấy ủy quyền bằng ngôn ngữ nước ngoài khác Tiếng Anh ( ví dụ Tiếng Trung, Tiếng Hàn), bạn cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để đảm bảo hợp lệ tại Việt Nam.

4.7. Nếu sai sót thông tin về giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm thì làm thế nào?

Trên thực tế, sai sót trong quá trình chuẩn bị giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm xảy ra khá phổ biến. Khi đó, doanh nghiệp phải yêu cầu nhà sản xuất cấp lại giấy ủy quyền mới và thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự lại từ đầu, gây tốn kém thời gian và chi phí.
Để tránh rủi ro này, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc kiểm tra và soát hồ sơ, khách hàng nên sử dụng dịch vụ của Luật TH để được tư vấn, rà soát và chuẩn bị giấy tờ chính xác, hợp lệ ngay từ đầu.